2. Principi

Bisogna impegnarsi a garantire la sicurezza del whistleblower e a cercare soluzioni basate sulle sue preferenze.

Bisognerebbe porre l'accento sulla comunicazione positiva e sul rispetto per tutte le parti coinvolte.

È necessario impegnarsi per garantire che sia la parte segnalante sia la persona/le persone a cui è indirizzata la segnalazione ricevano e/o siano a conoscenza di un supporto e di un'assistenza adeguati per risolvere i propri problemi, ad esempio tramite consulenza interna o altre risorse esterne all'azienda. 

Se il caso riguarda un minore, è opportuno porre l'accento sulla necessità di una buona cooperazione con i genitori/tutori. 

La sicurezza del segnalante deve essere il principio guida. Se viene intrapresa un'azione volta a separare una parte dalle attività di un'azienda, la persona o le persone a cui è rivolta la segnalazione devono essere informate, non il segnalante. 

3. Definizioni

Le definizioni si basano sul Regolamento n. 1009/2015 sulle misure contro il bullismo, le molestie sessuali, le molestie di genere e la violenza sul posto di lavoro e recitano come segue: 

Bullismo: Comportamenti ripetuti che generalmente mirano a causare disagio alla persona che ne è vittima, come sminuire, insultare, ferire, minacciare o incutere paura. Sono escluse le differenze di opinione o di interesse.

Molestie basate sul genere: Il comportamento correlato al genere della persona che lo sperimenta è disapprovato la persona interessata e ha lo scopo o l'effetto di violare la dignità della persona e di creare un ambiente intimidatorio, ostile, degradante, umiliante o offensivo per la persona interessata.

Molestie sessuali: Qualsiasi forma di comportamento sessuale indesiderato che abbia lo scopo o l'effetto di violare la dignità della persona che ne è vittima, in particolare quando il comportamento si traduce in una situazione minacciosa, ostile, degradante, umiliante o offensiva. Il comportamento può essere verbale, simbolico e/o fisico.

Violenza: Qualsiasi condotta che provochi, o possa verosimilmente provocare, danni o sofferenze fisiche o psicologiche alla persona che ne è vittima, comprese minacce di tali danni, coercizione o privazione arbitraria della libertà.

4. Prevenzione e misure preventive

Samtökin '78 sottolinea che uno spirito positivo prevale all'interno dell'organizzazione e sollecita dipendenti, volontari e membri del consiglio di amministrazione a non tollerare alcun tipo di comportamento identificato in questo piano d'azione all'interno dell'organizzazione. È compito delle parti sopra menzionate prevenire bullismo, molestie, violenza o altri comportamenti inappropriati all'interno dell'organizzazione. Devono mantenere rispetto reciproco e tolleranza in tutte le interazioni relative al loro lavoro presso Samtökin '78. Si sottolinea inoltre che devono sapere dove rivolgersi in caso di problemi. 

I membri del consiglio di amministrazione, l'amministratore delegato e gli altri dipendenti sono responsabili dell'attuazione del presente piano d'azione e devono dare il buon esempio sotto ogni aspetto per quanto riguarda il loro comportamento e le interazioni con tutti coloro che lavorano per Samtökin '78. Tutti i membri del consiglio di amministrazione, i dipendenti e i volontari devono essere consapevoli e vigili che la condotta di cui all'articolo 3 del piano d'azione può verificarsi nell'ambito delle attività di Samtökin '78. Devono essere preparati a rispondere a tali comportamenti in conformità con il presente piano d'azione. 

Il personale, i volontari e i membri del consiglio direttivo che operano presso l'Associazione '78 dovranno essere informati di questo piano d'azione e si cercherà di organizzare regolarmente attività di formazione e sondaggi a tale scopo.

5. Piano di processo e risposta in seguito alla notifica

5.1 Generale

Tutte le segnalazioni relative a qualsiasi condotta specificata nel presente piano d'azione saranno prese in seria considerazione. Si precisa che tutte le segnalazioni ricevute sono riservate, cfr. Articolo 6 del presente piano d'azione. 

Nei casi in cui una segnalazione è rivolta a un dipendente, a un volontario o ad altre persone coinvolte nel lavoro della '78 Association e la conclusione del consiglio professionale e del direttore esecutivo è che il piano d'azione è stato violato o che esiste una probabilità significativa che il piano d'azione sia stato violato, sono possibili le seguenti azioni: 

avvertimento verbale: un incontro formale tra la persona interessata, l'amministratore delegato e/o il consiglio professionale. 

Promemoria scritto: un avvertimento scritto alla persona interessata, in cui si specifica il comportamento segnalato e le possibili conseguenze in caso di persistenza. 

Licenza temporanea: congedo temporaneo se il direttore generale, sentito il consiglio professionale, ritiene che la presenza della persona a cui è indirizzata la notifica possa influire sul lavoro quotidiano all'interno dell'Associazione '78. Dopo il congedo, il direttore generale, sentito il consiglio professionale, riesaminerà lo stato del caso e valuterà se sia possibile raggiungere una soluzione, ad esempio con l'assistenza di un mediatore. 

Risoluzione: risoluzione del rapporto di lavoro se il direttore generale e/o il consiglio professionale ritengono che la questione sia di tale gravità che non è possibile giungere a una risoluzione con altri mezzi meno severi. 

Se circa comportamento ripetitivo è in discussione o condotta rientrante nel capitolo XXII o XIII del Codice penale generale, vale a dire danni fisici o molestie sessuali, il consiglio di amministrazione, il direttore generale o il consiglio professionale, in collaborazione con le parti sopra menzionate, vieteranno alla persona interessata di continuare a lavorare presso l'Associazione '78 e/o sospenderanno temporaneamente la persona interessata dal lavoro mentre l'indagine è in corso. 

5.2 Notifica del sito web

Gli incidenti possono essere segnalati tramite un modulo appositamente predisposto e il rapporto deve essere inviato al Direttore Generale dell'Associazione '78 e al Consiglio Professionale, se applicabile. 

5.3 Notifica di persona

In caso di segnalazione di un incidente di persona, il responsabile, ad esempio un dipendente, un membro del consiglio di amministrazione o un volontario registrato, contatterà il prima possibile il superiore gerarchico, l'ordine professionale e/o le autorità competenti e si impegnerà a garantire la sicurezza del segnalante, consultandosi con le parti sopra menzionate. Qualora il coinvolgimento delle autorità non sia ritenuto necessario, il superiore gerarchico, al meglio delle sue capacità, otterrà tutte le informazioni necessarie sull'incidente dalle parti interessate. La raccolta di informazioni non dovrà andare oltre quanto necessario per valutare la portata della questione. Sarà garantita la massima riservatezza, in conformità con l'articolo 6 del presente piano d'azione.

5.4 Indagine successiva alla notifica 

Quando si riceve una segnalazione e non è necessario il coinvolgimento delle autorità, ci si impegna a ottenere il prima possibile tutte le informazioni e i dati necessari dal segnalante, dalla persona a cui è indirizzata la segnalazione, dalle parti responsabili e da altri soggetti che possono fornire informazioni sulla questione in questione, se del caso. La raccolta di informazioni non deve andare oltre quanto necessario per valutare l'entità del problema. Si garantisce la massima riservatezza, in conformità all'articolo 6 del presente Piano d'azione. 

L'amministratore delegato e/o il consiglio professionale valutano le informazioni fornite e presentano un piano d'azione su come affrontare la questione. Tale piano d'azione deve quindi essere inviato al segnalante e al destinatario della segnalazione. È opportuno sottolineare che i casi sono diversi tra loro ed è pertanto difficile presentare un unico processo di lavoro per tutti i casi. Di conseguenza, l'amministratore delegato e/o il consiglio professionale devono valutare caso per caso quale percorso abbia maggiori probabilità di successo. 

5.5 Persone di età inferiore ai 18 anni 

I casi in cui le parti hanno meno di 18 anni devono sempre essere segnalati ai tutori competenti, alla polizia e/o alle autorità di tutela dei minori, in conformità con la legge sulla tutela dei minori n. 80/2002. È inoltre necessario garantire che nel caso non siano coinvolte più persone di quanto sia necessario alla luce della situazione di vulnerabilità del minore. È necessario garantire la massima riservatezza, in conformità con l'articolo 6 del presente piano d'azione.

5.6 Consiglio professionale

Il Consiglio Professionale elaborerà le notifiche in conformità con il presente piano d'azione, proponendo una soluzione adeguata per ciascun caso il più presto possibile e, in generale, si presume che i casi saranno conclusi entro 3 mesi. Il Consiglio Professionale raccoglierà tutte le informazioni necessarie dalle parti interessate per giungere a una conclusione accettabile. 

Se il consiglio professionale ritiene che un incidente rientri nel capitolo XXII o XIII del Codice penale generale, il consiglio professionale fornirà indicazioni al segnalante e alla persona a cui è indirizzata la segnalazione sulla procedura e sul possibile supporto, a seconda dei casi. 

5.7 Mediazione

Se il Direttore Generale e il Consiglio Professionale ritengono opportuno e utile ricorrere alla mediazione in merito a una notifica che rientra nel presente piano d'azione, possono deferire tale procedimento alle parti in causa e, ove opportuno, contribuire al suo completamento con successo, al meglio delle loro capacità.  

5.8 Divulgazione

Se la notifica riguarda personale, membri del consiglio di amministrazione, volontari e/o altri soggetti coinvolti nell'attività di Samtakanni '78, il direttore generale, il consiglio di amministrazione o il consiglio professionale informeranno il personale via e-mail in merito all'avanzamento del caso e al suo stato in qualsiasi momento. È necessario assicurarsi che l'e-mail non includa informazioni riservate e che non vengano condivise informazioni che potrebbero ostacolare o impedire il raggiungimento di una conclusione sul caso.   

5.9 Fine del caso  

Una volta concluso un caso, le parti interessate saranno informate per iscritto dell'esito e, se del caso, delle misure appropriate. L'esito dovrà indicare lo svolgimento del caso, l'esito del caso e, se del caso, le misure proposte da adottare. 

5.10 Follow-up e valutazione dei risultati

L'Associazione '78 sottolinea che tutte le segnalazioni e i casi vengono attentamente monitorati. Il Consiglio Professionale seguirà i casi al meglio delle sue capacità, in consultazione con il Direttore Esecutivo dell'Associazione '78, e si impegnerà a impedire che i comportamenti segnalati si ripetano.  

Il consiglio di amministrazione, l'amministratore delegato e/o il consiglio professionale possono incaricare le parti di cercare assistenza in merito alla condotta, ad esempio tramite consulenza interna o tramite altre risorse esterne all'azienda. 

6. Riservatezza e privacy

Tutte le segnalazioni sono riservate e le parti interessate tratteranno il contenuto della segnalazione come tale. È necessario garantire la massima riservatezza nel trattamento di informazioni e dati, in conformità con la Legge sulla protezione dei dati personali e sul trattamento dei dati personali, n. 90/2018.  

7. Entrata in vigore e adesione

Il presente piano d'azione è stato approvato dal consiglio direttivo della '78 Association il 4 novembre 2025. Il piano d'azione e le procedure saranno rivisti a intervalli regolari. 

Katrín Oddsdóttir e Karitas Hrund Harðardóttir saranno membri del consiglio professionale dell'Associazione '78 dal 2024.