2. Zasady

Należy dołożyć starań, aby zapewnić bezpieczeństwo sygnalistom i szukać rozwiązań odpowiadających ich preferencjom.

Należy położyć nacisk na pozytywną komunikację i szacunek dla wszystkich zaangażowanych stron.

Należy dołożyć starań, aby zarówno osoba zgłaszająca, jak i osoba/y, do której/których skierowano zgłoszenie, otrzymały i/lub były świadome odpowiedniego wsparcia i pomocy w rozwiązaniu swoich problemów, na przykład poprzez wewnętrzne doradztwo lub inne zasoby spoza firmy. 

Jeżeli sprawa dotyczy dziecka, należy położyć nacisk na zapewnienie dobrej współpracy z rodzicami/opiekunami. 

Bezpieczeństwo osoby zgłaszającej powinno być zasadą naczelną. W przypadku podjęcia jakichkolwiek działań mających na celu oddzielenie strony w działalności firmy, należy powiadomić osobę (osoby), do której (których) skierowano zgłoszenie, a nie osobę zgłaszającą. 

3. Definicje

Definicje opierają się na rozporządzeniu nr 1009/2015 w sprawie środków przeciwdziałania mobbingowi, molestowaniu seksualnemu, molestowaniu ze względu na płeć i przemocy w miejscu pracy i brzmią następująco: 

Zastraszanie: Powtarzające się zachowanie, którego celem jest zazwyczaj wywołanie cierpienia u osoby, której jest ono poddawane, takie jak poniżanie, obrażanie, krzywdzenie, grożenie lub wzbudzanie strachu. Nie obejmuje to różnic zdań ani różnic interesów.

Nękanie ze względu na płeć:Zachowanie związane z płcią osoby, która go doświadcza, jest źle widziane danej osoby i ma na celu lub powoduje naruszenie jej godności i stworzenie wobec niej zastraszającej, wrogiej, poniżającej, upokarzającej lub obraźliwej atmosfery.

Molestowanie seksualne: Każda forma niepożądanego zachowania seksualnego, którego celem lub skutkiem jest naruszenie godności osoby, której jest ono poddawane, zwłaszcza gdy zachowanie to prowadzi do sytuacji zagrażającej, wrogiej, poniżającej, upokarzającej lub obraźliwej. Zachowanie to może mieć charakter werbalny, symboliczny i/lub fizyczny.

Przemoc: Jakiekolwiek zachowanie powodujące lub mogące spowodować szkodę fizyczną lub psychiczną lub cierpienie osoby poddanej takiemu zachowaniu, w tym groźby takiej szkody, przymus lub arbitralne pozbawienie wolności.

4. Zapobieganie i środki zapobiegawcze

Samtökin '78 podkreśla, że ​​w organizacji panuje dobry duch i apeluje do pracowników, wolontariuszy i członków zarządu, że jakiekolwiek zachowania określone w niniejszym planie działania nie będą tolerowane w organizacji. Rolą wyżej wymienionych stron jest zapobieganie mobbingowi, nękaniu, przemocy i innym niewłaściwym zachowaniom w organizacji. Muszą one zachowywać wzajemny szacunek i tolerancję we wszystkich interakcjach z pracą w Samtökin '78. Podkreśla się również, że wiedzą, gdzie szukać pomocy w razie wystąpienia problemów. 

Członkowie zarządu, prezes zarządu i inni pracownicy są odpowiedzialni za wdrożenie niniejszego planu działania i powinni dawać dobry przykład pod każdym względem w zakresie swojego zachowania i interakcji ze wszystkimi w swojej pracy dla Samtökin '78. Wszyscy członkowie zarządu, pracownicy i wolontariusze muszą być świadomi i czujni, że w pracy Samtökin '78 mogą pojawić się zachowania, o których mowa w artykule 3 planu działania. Muszą być przygotowani do reagowania na takie zachowania zgodnie z niniejszym planem działania. 

Pracownicy, wolontariusze i członkowie zarządu Stowarzyszenia '78 zostaną poinformowani o tym planie działania. W tym celu zostaną podjęte wysiłki na rzecz regularnego szkolenia i przeprowadzania ankiet.

5. Plan postępowania i reagowania po powiadomieniu

5.1 Ogólne

Wszystkie zgłoszenia dotyczące jakichkolwiek zachowań określonych w niniejszym planie działania należy traktować poważnie. Należy pamiętać, że wszystkie otrzymane zgłoszenia są poufne, por. artykuł 6 niniejszego planu działania. 

W przypadku, gdy raport skierowany jest do pracownika, wolontariusza lub innej osoby zaangażowanej w pracę Stowarzyszenia '78, a rada zawodowa i dyrektor wykonawczy dojdą do wniosku, że doszło do naruszenia planu działania lub że istnieje znaczne prawdopodobieństwo, że doszło do naruszenia planu działania, możliwe są następujące działania: 

Ostrzeżenie słowne:formalne spotkanie osoby zainteresowanej, dyrektora zarządzającego i/lub rady zawodowej. 

Przypomnienie pisemne: pisemne ostrzeżenie skierowane do osoby, której dotyczy zgłoszenie, określające zgłoszone zachowanie i możliwe konsekwencje jego kontynuacji. 

Licencja tymczasowa: Urlop czasowy, jeżeli dyrektor zarządzający, w porozumieniu z radą zawodową, uzna, że ​​obecność osoby, do której skierowano zawiadomienie, wpłynie na codzienną pracę w Stowarzyszeniu '78. Po urlopie dyrektor zarządzający, w porozumieniu z radą zawodową, dokona ponownej oceny stanu sprawy i rozważy możliwość zawarcia ugody, na przykład z pomocą mediatora. 

Zakończenie: rozwiązanie umowy, jeżeli dyrektor zarządzający i/lub rada zawodowa uznają sprawę za tak poważną, że nie można osiągnąć rozwiązania innymi, mniej poważnymi środkami. 

Jeśli o powtarzające się zachowanie jest omawiane lub zachowanie objęte rozdziałem XXII lub XIII Kodeksu karnego ogólnego, tj. krzywda fizyczna lub niewłaściwe zachowanie seksualne, zarząd, dyrektor zarządzający lub rada zawodowa, we współpracy z wyżej wymienionymi stronami, może zakazać danej osobie dalszego zatrudnienia w Stowarzyszeniu '78 i/lub tymczasowo zawiesić tę osobę w zatrudnieniu na czas trwania dochodzenia. 

5.2 Powiadomienie na stronie internetowej

Wszelkie incydenty można zgłaszać na specjalnie przygotowanym formularzu, a raport należy przesłać do Dyrektora Zarządzającego Stowarzyszenia '78 oraz Rady Zawodowej, jeżeli ma to zastosowanie. 

5.3 Powiadomienie osobiste

W przypadku zgłoszenia zdarzenia osobiście, osoba odpowiedzialna, np. pracownik, członek zarządu lub zarejestrowany wolontariusz, powinna jak najszybciej skontaktować się z bezpośrednim przełożonym, radą zawodową i/lub władzami i dołożyć wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo zgłaszającemu, w porozumieniu z wyżej wymienionymi podmiotami. Jeżeli zaangażowanie władz nie zostanie uznane za konieczne, bezpośredni przełożony powinien, w miarę swoich możliwości, uzyskać od odpowiednich podmiotów wszelkie niezbędne informacje na temat zdarzenia. Gromadzenie informacji nie powinno wykraczać poza zakres niezbędny do oceny skali sprawy. Należy zapewnić zachowanie najwyższej poufności zgodnie z artykułem 6 niniejszego planu działania.

5.4 Badanie po powiadomieniu 

W przypadku otrzymania zgłoszenia, jeśli zaangażowanie organów nie jest konieczne, należy dołożyć starań w celu jak najszybszego uzyskania wszelkich niezbędnych informacji i danych od osoby zgłaszającej, osoby, do której zgłoszenie jest adresowane, stron odpowiedzialnych oraz innych osób, które mogą udzielić informacji w danej sprawie, w stosownych przypadkach. Gromadzenie informacji nie powinno wykraczać poza zakres niezbędny do oceny skali problemu. Należy zapewnić zachowanie najwyższej poufności zgodnie z artykułem 6 niniejszego Planu Działań. 

Prezes i/lub rada zawodowa oceniają dostarczone informacje i przedstawiają plan rozwiązania problemu. Ten plan działania jest następnie przesyłany do osoby zgłaszającej oraz osoby, do której raport jest adresowany. Należy pamiętać, że sprawy różnią się między sobą, dlatego trudno jest przedstawić jeden proces postępowania dla wszystkich. W związku z tym Prezes i/lub rada zawodowa muszą w każdym przypadku ocenić, która ścieżka ma największe szanse powodzenia. 

5.5 Osoby poniżej 18 roku życia 

Sprawy, w których strony nie ukończyły 18 lat, należy zawsze zgłaszać odpowiednim opiekunom, policji i/lub organom ochrony dzieci, zgodnie z Ustawą o ochronie dzieci nr 80/2002. Należy również zadbać o to, aby w sprawę nie było zaangażowanych więcej osób niż jest to konieczne ze względu na szczególną sytuację dziecka. Należy zapewnić zachowanie najwyższej poufności zgodnie z artykułem 6 niniejszego planu działania.

5.6 Rada zawodowa

Rada Zawodowa rozpatruje zgłoszenia zgodnie z niniejszym planem działania, proponując odpowiednie rozwiązanie dla każdej sprawy tak szybko, jak to możliwe, i zasadniczo przyjmuje się, że sprawy zostaną zakończone w ciągu 3 miesięcy. Rada Zawodowa uzyskuje wszelkie niezbędne informacje od stron zainteresowanych w celu osiągnięcia akceptowalnego rozwiązania. 

Jeżeli rada zawodowa uzna, że ​​zdarzenie podlega przepisom rozdziału XXII lub XIII Kodeksu karnego ogólnego, rada zawodowa udziela zgłaszającemu oraz osobie, do której skierowano zgłoszenie, wskazówek co do trybu postępowania i możliwego wsparcia, stosownie do okoliczności danego przypadku. 

5.7 Mediacja

Jeżeli Dyrektor Zarządzający i Rada Zawodowa uznają za stosowne i przydatne podjęcie mediacji w związku z powiadomieniem objętym niniejszym planem działania, mogą skierować takie postępowanie do stron sprawy i, w stosownych przypadkach, pomóc w jego pomyślnym zakończeniu, w miarę swoich najlepszych możliwości.  

5.8 Ujawnienie

Jeśli powiadomienie dotyczy pracowników, członków zarządu, wolontariuszy i/lub innych osób zaangażowanych w działalność Samtakanni '78, dyrektor zarządzający, zarząd lub rada zawodowa ma obowiązek informować pracowników drogą mailową o postępach w sprawie i jej aktualnym statusie. Należy zadbać o to, aby w wiadomości e-mail nie znajdowały się żadne informacje poufne ani informacje, które mogłyby utrudnić lub uniemożliwić rozstrzygnięcie sprawy.   

5.9 Zakończenie sprawy  

Po zakończeniu sprawy strony zostaną powiadomione na piśmie o jej wyniku oraz, w stosownych przypadkach, o podjętych działaniach. Wynik powinien określać przebieg sprawy, jej wynik oraz, w stosownych przypadkach, proponowane działania. 

5.10 Monitorowanie i ocena wyników

Stowarzyszenie '78 podkreśla, że ​​wszystkie zgłoszenia i sprawy są starannie monitorowane. Rada Zawodowa będzie monitorować sprawy w miarę swoich możliwości, w porozumieniu z Dyrektorem Wykonawczym Stowarzyszenia '78, i dążyć do zapobiegania ponownemu wystąpieniu zgłoszonego zachowania.  

Zarząd, dyrektor zarządzający i/lub rada zawodowa mogą polecić stronom zwrócenie się o pomoc dotyczącą danego postępowania, na przykład poprzez wewnętrzne doradztwo lub za pośrednictwem innych zasobów spoza firmy. 

6. Poufność i prywatność

Wszystkie raporty są poufne i strony zainteresowane będą traktować ich treść jako poufną. Należy zapewnić zachowanie najwyższej poufności podczas przetwarzania wszelkich informacji i danych, zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych i przetwarzaniu danych osobowych nr 90/2018.  

7. Wejście w życie i przystąpienie

Niniejszy plan działania został zatwierdzony przez zarząd Stowarzyszenia '78 w dniu 4 listopada 2025 r. Plan działania i procedury będą regularnie poddawane przeglądowi. 

Katrín Oddsdóttir i Karitas Hrund Harðardóttir będą członkami rady zawodowej Stowarzyszenia '78 od 2024 roku.