Viðstödd eru: Hilmar Hildar Magnúsar, Alexandra Briem, Derek Terell Allen og Daníel (framkv.stj.)
Fundargerð ritar: Daníel E. Arnarsson
Fundur settur: 17:04
1. Verklagsreglur kjörnefndar
Stjórn uppfærir verklagsreglur síðustu kjörnefndar. Ákveðið að skýra betur rafræna kosningu. Verklagsreglur kjörnefndar verða lesnar yfir af lögfræðingi Samtakanna ’78. Uppfærðar verklagsreglur eru eftirfarandi:
Kjörnefnd Samtakanna ’78, kjörin á félagsfundi 29. október 2022, hefur sett sér neðangreindar verklagsreglur vegna aðalfundar vorið 2023, byggðar á verklagsreglum fyrri kjörnefndar:
1. Kjörnefnd skal kölluð saman áður en dagsetning aðalfundar hefur verið tilkynnt.
2. Í störfum sínum leitast kjörnefnd við að tryggja framboð í öll embætti stjórnar auk þess að frambjóðendur endurspegli fjölbreyttan hóp félagsfólks Samtakanna ’78.
3. Samskipti á milli kjörnefndarfulltrúa eru á fundum, í tölvupóstum, símtölum og á samfélagsmiðlum.
4. Störf kjörnefndar eru unnin í fullum trúnaði að undanskildum þeim kynningum frambjóðenda sem settar eru fram, eftir atvikum í tölvupóstum, á vef Samtakanna ‘78 og á aðalfundi félagsins.
5. Kjörnefnd tekur við formlegum framboðum til trúnaðarstarfa (formaður, stjórn, trúnaðarráð og skoðunarmenn reikninga) fram að framboðsfresti samkvæmt lögum félagsins, sem rennur út hálfum mánuði fyrir aðalfund. Þar sem lög félagsins kveða ekki á um hvaða tíma dags framboðsfrestur miðast við hefur kjörnefnd ákveðið að miða við miðnætti.
6. Kjörnefnd skal tryggja að öll framboð til trúnaðarstarfa séu birt á vef Samtakanna ’78 hið fyrsta eftir að framboðsfrestur rennur út.
7. Ekki er kveðið á um framkvæmd rafrænnar atkvæðagreiðslu í lögum félagsins og liggja ákvarðanir þar um því í höndum kjörnefndar og fundarstjóra eða aðalfundar sjálfs.
a) Aðalfundur getur ákveðið að aðrar atkvæðagreiðslur verði einnig framkvæmdar leynilegar, skal ákvörðun um það tekin með meirihluta greiddra atkvæða með handauppréttingum.
b) Kjörnefnd skal á aðalfundi hafa í fórum sínum kjörseðla sem hægt er að nota komi til ófyrirséðra leynilegra kosninga. Kjörnefnd útskýrir notkun kjörseðla á aðalfundi áður en að kosningu kemur.
8. Ákvarðanir um framkvæmd utankjörfundaratkvæðagreiðslu eru einnig í höndum kjörnefndar. Kjörnefnd leggur til að utankjörfundaratkvæðagreiðsla fari fram með rafrænum hætti sem kynnt verður með góðum fyrirvara.
9. Kjörnefnd annast allar kosningar á aðalfundi, þ.m.t. talningu atkvæða hvort heldur sem er um leynilegar kosningar að ræða eða handauppréttingar.
a) Í þeim tilfellum sem ekki er þörf á kosningu í ákveðið embætti skal kjör viðkomandi aðila staðfest með hyllingu aðalfundar.
b) Kjörnefnd reiðir sig á rafrænt kosningakerfi sem þróað hefur verið af Júní Digital þegar kemur að kosningu formanns, stjórnar og trúnaðarráðs. Starfsmaður Júní Digital ásamt framkvæmdastjóra Samtakanna ’78 verða kjörnefnd til aðstoðar.
c) Kjörnefnd telur einu sinni atkvæði sem greidd eru með handauppréttingu og skráir á talningablað. Komi upp ósamræmi á milli fjölda greiddra atkvæða og fjölda atkvæðabærra fundargesta skulu atkvæði endurtalin þar til samræmi er í fjölda þeirra.
d) Heildarfjöldi utankjörfundaratkvæða í hverjum lið kosninga er skráður sérstaklega. Eftir að þau hafa verið borin saman við kjörskrá og þess gætt að enginn kjósandi hafi kosið oftar en einu sinni eru þau talin með atkvæðum greiddum á kjörstað.
10. Kjörnefnd skal varðveita kjörgögn í 3 mánuði eftir aðalfund og að þeim tíma loknum skal þeim fargað. Kjörnefnd skal afhenda fundarritara talningablöð til vistunar með aðalfundargerð.
11. Að öðru leyti eru störf kjörnefndar og framkvæmd komandi aðalfundar í samræmi við félagslög Samtakanna ’78.
2. Heimild til framkvæmdastjóra
Framkvæmdastjóra falið að annast samskipti við Júní Digital sem mun sjá um rafræna kosningu, bæði í atkvæðagreiðslu utan kjörfundar sem og á fundinum sjálfum.
Fundi slitið: 17:44.
