2. Meginreglur

Leitast skal við að tryggja öryggi tilkynnanda og að leita lausna á forsendum hans.

Leggja skal áherslu á jákvæð samskipti og að virðing sé borin fyrir öllum aðilum máls.

Leitast skal við að bæði tilkynnandi og sá/þau sem tilkynning beinist að fái og/eða eru meðvituð um viðeigandi stuðning og aðstoð við að vinna úr sínum málum, t.d. með ráðgjöf innanhúss eða í gegnum önnur úrræði utan félagsins. 

Leggja skal áherslu á að ná góðu samstarfi við foreldra/forráðamenn ef um barn er að ræða. 

Öryggi tilkynnanda skal hafa að leiðarljósi. Ef grípa þarf til einhverra aðgerða til þess að aðskilja aðila í félagsstarfi skal sá/þau sem tilkynning beinist að vera færð/ur til en ekki tilkynnandi. 

3. Skilgreiningar

Skilgreiningar byggja á reglugerð nr. 1009/2015 um aðgerðir gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi á vinnustöðum og hljóða svo: 

Einelti: Síendurtekin hegðun sem almennt er til þess fallin að valda vanlíðan hjá þeim sem fyrir henni verður, svo sem að gera lítið úr, móðga, særa eða ógna viðkomandi eða að valda honum ótta. Skoðanaágreiningur eða ágreiningur vegna ólíkra hagsmuna fellur ekki hér undir.

Kynbundin áreitni: Hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður, er í óþökk viðkomandi og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi fyrir viðkomandi.

Kynferðisleg áreitni: Hvers kyns kynferðisleg hegðun sem er í óþökk þess sem fyrir henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi, einkum þegar hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna. Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg.

Ofbeldi: Hvers kyns hegðun sem leiðir til, eða gæti leitt til, líkamlegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir henni verður, einnig hótun um slíkt, þvingun eða handahófskennda sviptingu frelsis.

4. Forvarnir og fyrirbyggjandi aðgerðir

Samtökin ’78 leggja áherslu á að góður andi ríki innan starfa samtakanna og brýna fyrir starfsfólki, sjálfboðaliðum og stjórnarmeðlimum að hvers konar háttsemi sem greind er í aðgerðaáætlun þessari líðist ekki innan starfa þess. Það er hlutverk áðurnefndra aðila að koma í veg fyrir einelti, áreitni, ofbeldi eða aðra ótilhlýðilega háttsemi innan starfa samtakanna. Þeir skulu viðhafa gagnkvæma virðingu og umburðarlyndi í öllum samskiptum við störf sín hjá Samtökunum ’78. Jafnframt er lögð áhersla á að vitað hvert á að leita ef eitthvað kemur upp. 

Stjórnarmeðlimir, framkvæmdastjóri og aðrir starfsmenn bera ábyrgð í að framfylgja aðgerðaáætlun þessari og eiga að sýna gott fordæmi í hvívetna varðandi hegðun sína og samskipti við alla í starfi sínu fyrir Samtökin ’78. Allir stjórnarmeðlimir, starfsmenn og sjálfboðaliðar verða að vera meðvitaðir og vakandi fyrir því að háttsemi sbr. 3. gr. aðgerðaráætlunarinnar geti komið upp hjá innan starfa Samtakanna ’78. Þeir skulu vera tilbúnir að bregðast við slíku í samræmi við aðgerðaáætlun þessa. 

Starfsfólk, sjálfboðaliðar og stjórnarmeðlimir innan starfa Samtakanna ’78 skulu vera upplýst um aðgerðaáætlun þessa og skal leitast við að hafa reglulegar fræðslu og kannanir í þeim tilgangi.

5. Ferli og viðbragðsáætlun í kjölfar tilkynningar

5.1 Almennt

Öllum tilkynningum um hvers konar háttsemi sem tilgreind er í aðgerðaáætlun þessari skal taka alvarlega. Ber að taka fram að trúnaður ríkir um allar tilkynningar sem berast, sbr. 6. gr. aðgerðaáætlun þessarar. 

Í þeim tilfellum sem tilkynning beinist að starfsmanni eða sjálfboðaliða eða öðrum sem koma að starfi Samtakanna ’78 og niðurstaða fagráðs og framkvæmdastjóra er sú að brotið hafi verið gegn aðgerðaáætluninni eða að verulegar líkur eru á því að brotið hafi verið gegn aðgerðaáætluninni eru eftirfarandi aðgerðir mögulegar: 

Munnleg áminning: formlegur fundur milli viðkomandi, framkvæmdastjóra og/eða fagráðs. 

Skrifleg áminning: skrifleg áminning til viðkomandi sem tiltekur hina tilkynntu háttsemi og mögulegar afleiðingar verði henni haldið áfram. 

Tímabundið leyfi: tímabundið leyfi telji framkvæmdastjóri í samráði við fagráð að viðvera þess sem tilkynning beinist að hafi áhrif á daglegt starf innan Samtakanna ’78. Að leyfinu loknu skal framkvæmdastjóri í samráði við fagráð endurmeta stöðu málsins og athuga hvort mögulegt er að ná sáttum í málinu, t.d. með aðstoð sáttamiðlara. 

Uppsögn: uppsögn ef mál er talið samkvæmt framkvæmdastjóra og/eða fagráði vera á því alvarleikastigi að ekki verði náð niðurstöðu með öðru og vægara móti. 

Ef um síendurtekna háttsemi er að ræða eða háttsemi sem fellur undir XXII. eða XIII. kafla almennra hegningarlaga, þ.e. líkamsmeiðingar eða kynferðisbrot, skal stjórn félags, framkvæmdastjóri eða fagráð í samstarfi við áðurnefnda aðila meinað viðkomandi aðkomu að frekara starfi innan Samtakanna ’78 og eða vikið viðkomandi úr starfi tímabundið á meðan rannsókn stendur. 

5.2 Tilkynning af vefsíðu

Hægt er að tilkynna atvik á þar til gert eyðublað og skal tilkynningin berast til framkvæmdastjóra Samtakanna ’78 og fagráðs, ef við á. 

5.3 Tilkynning í persónu

Ef atvik er tilkynnt í persónu þá skal ábyrgðaraðili, t.d. starfsmaður, stjórnarmeðlimur eða skráður sjálfboðaliði hafa samband sem fyrst við næsta yfirmann, fagráð og/eða yfirvöld og leitast við að tryggja öryggi tilkynnanda í samráði við áðurnefnda aðila. Ef aðkoma yfirvalda er ekki talin nauðsynleg skal næsti yfirmaður eftir bestu getu afla allra nauðsynlegra upplýsinga um atvikið frá viðeigandi aðilum. Upplýsingaöflun skal ekki ganga lengra en nauðsynlegt er til þess að meta umfang málsins. Tryggja skal að fyllsta trúnaðar sé gætt í samræmi við 6. gr. aðgerðaáætlunar þessarar.

5.4 Könnun í kjölfar tilkynningar 

Þegar tilkynning berst og aðkoma yfirvalda er ekki nauðsynleg skal leitast við að afla allra upplýsinga og gagna sem nauðsynlegar eru sem allra fyrst frá tilkynnanda, þeim sem tilkynning beinist að, ábyrgðaraðilum og öðrum sem veitt geta upplýsingar um málið sem liggur fyrir, ef á við. Upplýsingaöflun skal ekki ganga lengra en nauðsynlegt er til þess að meta umfang vandans. Tryggja skal að fyllsta trúnaðar sé gætt í samræmi við 6. gr. aðgerðaáætlunar þessarar. 

Framkvæmdastjóri og/eða fagráð meta þær upplýsingar sem fram eru komnar og setja fram áætlun um hvernig skal leitast við að taka á málinu. Þá skal senda aðgerðaráætlun þessa til tilkynnanda og þess sem tilkynning beinist að. Ber að taka fram að mál eru ólík innbyrðis og því erfitt að setja fram eitt vinnuferli fyrir öll mál. Þar af leiðandi verða framkvæmdastjóri og/eða fagráð að meta hverju sinni hvaða leið sé líklegust til árangurs. 

5.5 Aðilar yngri en 18 ára 

Mál þar sem aðilar eru yngri en 18 ára skulu alltaf tilkynnt viðkomandi forráðamönnum, lögreglu og eða barnaverndaryfirvöldum í samræmi við barnaverndarlög, nr. 80/2002. Þá skal gæta þess að ekki fleiri komi að málinu en nauðsynlegt er í ljósi viðkvæmrar stöðu barnsins. Tryggja skal að fyllsta trúnaðar sé gætt í samræmi við 6. gr. aðgerðaáætlunar þessarar.

5.6 Fagráð

Fagráð vinnur úr tilkynningum samkvæmt aðgerðaáætlun þessari með viðeigandi lausn fyrir hvert mál svo fljótt sem unnt er og almennt skal miðað við að málum sé lokið innan 3 mánaða. Fagráðið skal afla allra nauðsynlegra upplýsinga frá viðkomandi aðilum að komast að viðunandi niðurstöðu. 

Ef fagráð telur að atvik falli undir XXII. eða XIII. kafla almennra hegningarlaga skal fagráðið leiðbeina tilkynnanda og þess sem tilkynning beinist að um málsmeðferð og mögulegan stuðning eftir því sem við á hverju sinni. 

5.7 Sáttamiðlun

Ef framkvæmdastjóri og fagráð telja viðeigandi og gagnlegt að leitað sé sáttamiðlunar vegna tilkynningar sem fellur undir aðgerðaráætlun þessa, er því heimilt að bera slíka meðferð undir aðila málsins og eftir atvikum aðstoða við að hún nái fram að ganga, eftir bestu getu.  

5.8 Upplýsingagjöf

Ef tilkynning snýr að starfsfólki, stjórnarmeðlimum, sjálfboðaliðum og/eða að öðrum sem koma að starfi Samtakanna ’78 skal framkvæmdastjóri, stjórn félags eða fagráð upplýsa starfsfólk með tölvupósti almennt um ferli máls og stöðu málsins hverju sinni. Gæta þarf að engar trúnaðarupplýsingar komi fram í tölvupóstinum og að engum upplýsingum verði deilt sem gætu hamlað eða komið í veg fyrir að niðurstaða fáist í málinu.   

5.9 Lok máls  

Þegar komist hefur verið að niðurstöðu máls skal aðilum máls tilkynnt um niðurstöðu þess skriflega og viðeigandi aðgerðir, ef við á. Í niðurstöðu skal taka fram ferli málsins, niðurstöðu málsins og ef við á, til hvaða aðgerða er lagt til að verði gripið til. 

5.10 Eftirfylgni og mat á árangri

Samtökin ’78 leggja áherslu á að öllum tilkynningum og málum sé fylgt vel eftir. Fagráðið skal eftir bestu getu fylgja málum eftir í samráði við framkvæmdastjóra Samtakanna ’78 og leitast við að fyrirbyggja að tilkynnt háttsemi komi upp aftur.  

Stjórn, framkvæmdastjóri og/eða fagráð geta leiðbeint aðilum máls um að leita sér aðstoðar vegna háttseminnar, t.d. með ráðgjöf innanhúss eða í gegnum önnur úrræði utan félagsins. 

6. Trúnaður og persónuvernd

Allar tilkynningar eru trúnaðarmál og viðeigandi aðilar munu fara með efni tilkynningarinnar sem slíkt. Tryggja skal að fyllsta trúnaðar sé gætt við meðferð hvers kyns upplýsinga og gagna í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, nr. 90/2018.  

7. Gildistaka og aðild

Aðgerðaáætlun þessi var samþykkt af hálfu stjórnar Samtakanna ’78 þann 4. nóvember 2025. Aðgerðaáætlunin og verklagsreglur verða endurskoðaðar með reglulegu millibili. 

Katrín Oddsdóttir og Karitas Hrund Harðardóttir skipa fagráð Samtakanna ’78 frá árinu 2024.