Tímabundnar verklagsreglur kjörnefndar vegna aðalfundar þann 8. mars 2024

Kjörnefnd tók ákvörðun um eftirfarandi þann 29. febrúar 2024:
Í ljósi þess að jafn margir frambjóðendur eru í stjórn og sæti eru laus, hefur kjörnefnd ákveðið
að gefa frambjóðendum kost á að ákveða sín á milli hver þeirra sitji í 1 ár og hver í 2 ár. Liggi
slíkt samkomulag ekki fyrir verði það ákveðið með hlutkesti.

Eins hyggst kjörnefnd leita afbrigða á aðalfundi til þess að óska eftir félagsfólki sem vilja gefa
kost á sér í félagaráð, þar sem færri framboð bárust en voru í boði fyrir í félagaráð. Fáist slík
framboð ekki mun félagaráð þó starfa áfram, en með færri fulltrúum. Sækist fleiri en fjöldi sæta
í félagaráði eftir að gefa kost á sér á aðalfundi verður valið milli þeirra með hlutkesti.

Virðingarfyllst,
Kjörnefnd

Kjörnefnd Samtakanna ’78, kjörin á félagsfundi 15. nóvember 2023, hefur sett sér neðangreindar verklagsreglur vegna aðalfundar vorið 2024, byggðar á verklagsreglum fyrri kjörnefndar:

1.

Kjörnefnd skal kölluð saman áður en dagsetning aðalfundar hefur verið tilkynnt.

2.

Í störfum sínum leitast kjörnefnd við að tryggja framboð í öll embætti stjórnar auk þess að frambjóðendur endurspegli fjölbreyttan hóp félagsfólks Samtakanna ’78.

3.

Samskipti á milli kjörnefndarfulltrúa eru á fundum, í tölvupóstum, símtölum og á samfélagsmiðlum.

4.

Störf kjörnefndar eru unnin í fullum trúnaði að undanskildum þeim kynningum frambjóðenda sem settar eru fram, eftir atvikum í tölvupóstum, á vef Samtakanna ‘78 og á aðalfundi félagsins.

5.

Kjörnefnd tekur við formlegum framboðum til trúnaðarstarfa (formaður, stjórn, trúnaðarráð og skoðunarmenn reikninga) fram að framboðsfresti samkvæmt lögum félagsins, sem rennur út hálfum mánuði fyrir aðalfund. Þar sem lög félagsins kveða ekki á um hvaða tíma dags framboðsfrestur miðast við hefur kjörnefnd ákveðið að miða við miðnætti.

6.

Kjörnefnd skal tryggja að öll framboð til trúnaðarstarfa séu birt á vef Samtakanna ’78 hið fyrsta eftir að framboðsfrestur rennur út.

7.

Ekki er kveðið á um framkvæmd rafrænnar atkvæðagreiðslu í lögum félagsins og liggja ákvarðanir þar um því í höndum kjörnefndar og fundarstjóra eða aðalfundar sjálfs
a) Aðalfundur getur ákveðið að aðrar atkvæðagreiðslur verði einnig framkvæmdar leynilegar, skal ákvörðun um það tekin með meirihluta greiddra atkvæða með handauppréttingum.
b) Kjörnefnd skal á aðalfundi hafa í fórum sínum kjörseðla sem hægt er að nota komi til ófyrirséðra leynilegra kosninga. Kjörnefnd útskýrir notkun kjörseðla á aðalfundi áður en að kosningu kemur.
c) Komi í ljós misbrestur eða galli á framkvæmd rafrænnar kosningar er það í höndum kjörnefndar að leita samþykkis aðalfundar til að framkvæma nýja atkvæðagreiðslu í samræmi við lög Samtakanna ’78, náist það ekki skal boða til nýs aðalfundar í samræmi við lög og reglur Samtakanna ‘78.

8.

Ákvarðanir um framkvæmd utankjörfundaratkvæðagreiðslu eru einnig í höndum kjörnefndar. Kjörnefnd leggur til að utankjörfundaratkvæðagreiðsla fari fram með rafrænum hætti sem kynnt verður með góðum fyrirvara.

9.

Kjörskrá lokar tveimur sólarhringum fyrir aðalfund. Tryggja verður að tilkynning þess efnis verði send út að lágmarki sjö virkum dögum fyrir lok kjörskrár.

10.

Kjörnefnd annast allar kosningar á aðalfundi, þ.m.t. talningu atkvæða hvort heldur sem er um leynilegar kosningar að ræða eða handauppréttingar.
a) Í þeim tilfellum sem ekki er þörf á kosningu í ákveðið embætti skal kjör viðkomandi aðila staðfest með hyllingu aðalfundar.
b) Kjörnefnd reiðir sig á rafrænt kosningakerfi sem þróað hefur verið af Júní Digital þegar kemur að kosningu formanns, stjórnar og trúnaðarráðs. Starfsmaður Júní Digital ásamt framkvæmdastjóra Samtakanna ’78 verða kjörnefnd til aðstoðar.
c) Kjörnefnd telur einu sinni atkvæði sem greidd eru með handauppréttingu og skráir á talningablað. Komi upp ósamræmi á milli fjölda greiddra atkvæða og fjölda atkvæðabærra fundargesta skulu atkvæði endurtalin þar til samræmi er í fjölda þeirra.
d) Heildarfjöldi utankjörfundaratkvæða í hverjum lið kosninga er skráður sérstaklega. Eftir að þau hafa verið borin saman við kjörskrá og þess gætt að enginn kjósandi hafi kosið oftar en einu sinni eru þau talin með atkvæðum greiddum á kjörstað.

11.

Kjörnefnd skal varðveita kjörgögn í 3 mánuði eftir aðalfund og að þeim tíma loknum skal þeim fargað. Kjörnefnd skal afhenda fundarritara talningablöð til vistunar með aðalfundargerð.

12.

Að öðru leyti eru störf kjörnefndar og framkvæmd komandi aðalfundar í samræmi við félagslög Samtakanna ’78.