Ný löggjöf um persónuvernd (GDPR)

Samtökin ’78 bregðast við nýrri löggjöf um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga (GDPR) sem kom til framkvæmdar 25. maí 2018 á evrópska efnahagssvæðinu. Persónuvernd okkar félagsfólks hefur ávallt verið lykilatriði og er okkur umhugað um öryggi þeirra upplýsinga. Hér má skoða hvaða upplýsingar Samtökin ’78 geyma hjá sér og af hverju.

Hvaða upplýsingar geyma Samtökin ’78?

Samtökin geyma aðeins þær upplýsingar sem félagsmenn sjálfir skrá niður þegar þeir skrá sig í Samtökin ’78. Þessar upplýsingar eru: Nafn, kennitala, heimilisfang, tölvupóstfang og símanúmer.
Félagar sjálfir ákveða hvort þeir vilji fara á tölvupóstlista félagsins, en það er sérlisti ótengdur félagatalinu sjálfu.

Félagatal Samtakanna er vistað hjá framkvæmdastjóra og hefur hann aðgang að því ásamt öðru starfsfólki. Stjórnarmeðlimir hafa einnig aðgang að félagatalinu. Samtökin senda félagatal aldrei með tölvupósti né fjölfalda það að nokkru leyti. Félagatalið er samkeyrt við heimilisfangaskrá Þjóðskrár einu sinni til tvisvar á ári. Einu sinni á ári eru greiðslukröfur vegna félagsgjalda sendar í heimabanka félaga Samtakanna ‘78 og er það gert í samvinnu við viðskiptabanka Samtakanna.

Af hverju geyma Samtökin ’78 upplýsingar félaga sinna?

Fyrst og fremst til að framfylgja lögum Samtakanna en skv. þeim eru aðeins skráðir félagar með rétt til fundarsetu og atkvæðagreiðslu á aðalfundum og félagsfundum Samtakanna. Einnig eru upplýsingar geymdar í þeim tilgangi að hafa samband við félaga og við útdeilingu félagaskírteina. Einnig eru upplýsingar geymdar til að bóka ráðgjöf og fræðslu, til dæmis.

Hvar get ég séð mínar upplýsingar hjá Samtökunum ’78?

Þú getur sent okkur tölvupóst á skrifstofa@samtokin78.is og við látum þig vita hvaða upplýsingar eru skráðar og þá hvar. Við kappkostum að svara þessum beiðnum innan viku. Til að auðvelda úrvinnslu biðjum við þig um að merkja tölvupóstinn „Mínar upplýsingar hjá Samtökunum ‘78“.

Deila Samtökin ’78 upplýsingum?

Nei, aldrei. Eins og áður sagði eru aðeins starfsmenn og stjórnarmeðlimir með aðgang að skjalinu sem inniheldur félagatal Samtakanna ‘78. Skjalið er aðeins vistað í einu skjali. Einu upplýsingar sem Samtökin deila eru tölfræðiupplýsingar s.s. fjöldi einstaklinga á viðburðum, fjöldi einstaklinga sem sækja sér ráðgjöf, fjöldi þeirra sem fá fræðslu o.þ.h. Þessar upplýsingar eru ekki rekjanlegar til einstaklinga. Þó ber að hafa í huga þau atriði sem áður koma fram, þ.e. þjóðskrárkeyrsla og innheimta félagsgjalda.

Atriði sem Samtökin ‘78 hafa ávallt í huga:

• Samtökin ’78 ábyrgjast að gæta upplýsinga um félaga sína vandlega og fara með þær sem trúnaðarupplýsingar, líkt og lög félagsins kveða á um
• Samtökin ’78 munu aldrei afhenda, selja eða leigja upplýsingar um félaga til þriðja aðila nema ef um þjóðskrárkeyrslu er að ræða eða til að innheimta félagsgjöld.
• Samtökin ’78 munu ekki afhenda samskiptaupplýsingar félaga til þriðja aðila og munu aldrei nota upplýsingarnar nema til að eiga hófleg og heiðarleg samskipti við félaga.
• Samtökin ’78 vita að félagar sjálfir (ekki Samtökin ’78) eiga sínar persónuupplýsingar og hafa aðgang að þeim ef þeir kjósa svo.
• Samtökin ’78 munu eyða félagatali sínu ef þau eru lögð niður í núverandi mynd.

Úrvinnsla og tölfræði

Fleiri einstaklingar en skráðir félagar leita til Samtakanna eftir þjónustu og áskilja Samtökin sér rétt til að útbúa tölfræðilegar samantektir og aðrar ópersónugreinanlegar upplýsingar út frá því, enda er það notað í þeim tilgangi að bæta þjónustu og greina þörf þeirra sem leita til okkar. Þessir einstaklingar eru ekki endilega félagar og eru ekki endilega með persónugreinanlegar upplýsingar á skrá hjá Samtökunum ‘78.

Vefur

Á vef Samtakanna er Google Analytics virkjuð en með þeirri þjónustu greinum við umferð um vefinn og hegðun einstaklinga á vefnum. Google Analytics skoðar hvaða síður einstaklingur heimsækir, hve lengi heimsóknin varir og hvaða síður eru opnaðar á eftir hverri. Þessar upplýsingar eru ekki persónugreinanlegar. Persónuverndarstefna Google Analytics.

Aðeins starfsfólk og stjórn hefur aðgang að þjónustu Google Analytics.

Heimasíða Samtakanna ’78, www.samtokin78.is, notar vafrakökur (e. cookies). Með því að nota vef Samtakanna þá ertu að gefa leyfi til að nota vafrakökur. Google Analytics nýtir sér þessar vafrakökur til að greina umferð um vefinn. Vafrakökur eru litlar textaskrár, nokkurs konar fótspor sem vistast í tölvu eða snjalltækjum gesta. Í flestum vöfrum er hægt að breyta öryggisstillingum svo þeir taki ekki á móti kökum. Einnig er auðvelt að eyða vafrakökum. Hér eru leiðbeiningar til að eyða vafrakökum á Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge og Opera vöfrunum.

Samtökin ’78 nota vefumsjónarkerfið WordPress. Hér er persónuverndarstefna WordPress.com.

Vefur Samtakanna ’78 er hýstur hjá 1984 ehf.

Aðeins starfsfólk og stjórnarmeðlimir Samtakanna ’78 hafa aðgang að stjórnborði vefsíðna Samtakanna.

Póstlisti

Vefpóstþjónustan MailChimp heldur utan um póstlista Samtakanna ’78.

Frá og með 12. október 2018 inniheldur póstlisti samtakanna á MailChimp aðeins aðila sem hafa samþykkt að fá áfram póst utan aðalfundarboða frá félaginu. Aðeins starfsfólk hefur aðgang að þjónustu MailChimp. Hér er persónuverndarstefna MailChimp.

Hægt er að skrá sig af póstlista Samtakanna ’78 hvenær sem er með því að smella á krækjuna sem býður upp á afskráningu neðst í hverjum tölvupósti sem sendur er út á póstlistann eða með því að senda okkur beiðni í tölvupósti á netfangið skrifstofa@samtokin78.is

Þess ber að geta að netföng á póstlista eru ekki vistuð í félagatali og netföng í félagatali eru ekki notuð til að senda út á póstlistann. Netföng sem geymd eru í félagatali eru aðeis vistuð þar í þeim tilgangi að boða félagsfólk á aðalfund Samtakanna ’78 sem fer fram í marsmánuði ár hvert. Netföng sem eru á póstlistanum fá reglulega sendingar, þó ekki oftar en einu sinni í viku, um fréttir og starfsemi Samtakanna ’78.

Samtökin ‘78 áskilja sér þann rétt að breyta persónuverndarstefnu sinni, en tryggja að nýjasta stefnan sé ávallt aðgengileg hér á vefnum.