Kjörnefnd Samtakanna ’78, kjörin á félagsfundi 10. nóvember 2018, hefur sett sér neðangreindar verklagsreglur vegna aðalfundar vorið 2019, byggðar á verklagsreglum fyrri kjörnefndar:
1. Kjörnefnd skal kölluð saman áður en dagsetning aðalfundar hefur verið tilkynnt.
2. Í störfum sínum leitast kjörnefnd við að tryggja framboð í öll embætti stjórnar auk þess að frambjóðendur endurspegli fjölbreyttan hóp félagsfólks Samtakanna ’78.
3. Samskipti á milli kjörnefndarfulltrúa eru á fundum, í tölvupóstum, símtölum og á samfélagsmiðlum.
4. Störf kjörnefndar eru unnin í fullum trúnaði að undanskildum þeim kynningum frambjóðenda sem settar eru fram, eftir atvikum í tölvupóstum, á vef Samtakanna ‘78 og á aðalfundi félagsins.
5. Kjörnefnd tekur við formlegum framboðum til trúnaðarstarfa (formaður, stjórn, trúnaðarráð og skoðunarmenn reikninga) fram að framboðsfresti samkvæmt lögum félagsins, sem rennur út hálfum mánuði fyrir aðalfund. Þar sem lög félagsins kveða ekki á um hvaða tíma dags framboðsfrestur miðast við hefur kjörnefnd ákveðið að miða við miðnætti.
6. Kjörnefnd skal tryggja að öll framboð til trúnaðarstarfa séu birt á vef Samtakanna ’78 hið fyrsta eftir að framboðsfrestur rennur út.
7. Ekki er kveðið á um framkvæmd kosninga í lögum félagsins og liggja ákvarðanir þar um því í höndum kjörnefndar og fundarstjóra eða aðalfundar sjálfs. Kjörnefnd gerir það að tillögu sinni að allar fyrirsjáanlegar kosningar aðalfundar verði leynilegar en að aðrar atkvæðagreiðslur sem upp kunna að koma verði framkvæmdar með handauppréttingum.
a. Aðalfundur getur ákveðið að aðrar atkvæðagreiðslur verði einnig framkvæmdar leynilegar, skal ákvörðun um það tekin með meirihluta greiddra atkvæða með handauppréttingum.
b. Kjörnefnd skal á aðalfundi hafa í fórum sínum kjörseðla sem hægt er að nota komi til ófyrirséðra leynilegra kosninga. Kjörnefnd útskýrir notkun kjörseðla á aðalfundi áður en að kosningu kemur.
8. Ákvarðanir um framkvæmd utankjörfundaratkvæðagreiðslu eru einnig í höndum kjörnefndar. Kjörnefnd leggur til að utankjörfundaratkvæðagreiðsla fari fram á skrifstofu Samtakanna ‘78 á opnunartíma hennar og sé þar á höndum framkvæmdastjóra. Einnig geti kjörgengir félagsmenn óskað eftir að fá kjörgögn send í pósti og sent þau til skrifstofunnar fyrir aðalfund. Kjósandi ber alla ábyrgð á að koma atkvæði sínu til skila fyrir tilskyldan tíma.
9. Kjörnefnd annast allar kosningar á aðalfundi, þ.m.t. talningu atkvæða hvort heldur sem er um leynilegar kosningar að ræða eða handauppréttingar.
a. Í þeim tilfellum sem ekki er þörf á kosningu í ákveðið embætti skal kjör viðkomandi aðila staðfest með hyllingu aðalfundar.
b. Kjörnefnd telur tvisvar öll atkvæði greidd með kjörseðlum. Talning skal skráð niður á sérstakt talningablað kjörnefndar. Sé ósamræmi á milli talninga skulu atkvæði talin á ný allt þar til samræmi er á milli tveggja talninga í röð, hið minnsta. Komi upp ósamræmi sem ekki tekst að útskýra eða önnur vafamál getur kjörnefnd leitað eftir aðstoð fundarstjóra og/eða fundarritara við talningu eða önnur verkefni.
c. Kjörnefnd telur einu sinni atkvæði sem greidd eru með handauppréttingu og skráir á talningablað. Komi upp ósamræmi á milli fjölda greiddra atkvæða og fjölda atkvæðabærra fundargesta skulu atkvæði endurtalin þar til samræmi er í fjölda þeirra.
d. Heildarfjöldi utankjörfundaratkvæða í hverjum lið kosninga er skráður sérstaklega. Eftir að þau hafa verið borin saman við kjörskrá og þess gætt að enginn kjósandi hafi kosið oftar en einu sinni eru þau talin með atkvæðum greiddum á kjörstað.
10. Kjörnefnd skal varðveita kjörgögn í 3 mánuði eftir aðalfund og að þeim tíma loknum skal þeim fargað. Kjörnefnd skal afhenda fundarritara talningablöð til vistunar með aðalfundargerð.11. Að öðru leyti eru störf kjörnefndar og framkvæmd komandi aðalfundar í samræmi við félagslög Samtakanna ’78.
